以为项目经理只是做个时间表,你把项目时间管理想的太简单了
日期:2018-01-13 浏览

作为一个有抱负的项目经理,自己是知道项目管理这项工作的重要性,知道项目中任务的完成能够有助于让我们的项目朝着正确的方向前进。但是有时候我们往往关注如何完成任务,而并不是去关注完成任务所需要的时间。青岛人才网

项目管理工作确实至关重要,作为项目经理,实际上还有很多任务需要去完成,比如:

  • 参与监控和控制与当前项目相关的所有操作;

  • 制定项目计划和实施时间表来和团队进行分享;

  • 保持团队的士气,让团队通过有效的合作完成任务;

  • 培训项目中的团队成员,确保他们具备完成工作所需要的技能;

  • 做出决定;

  • 跟踪项目中各个里程碑进度;

  • 对项目中出现的问题采取纠正措施

实际上,这些都是和项目管理工作有关的重要任务,但是一个人的时间是有限的,因此,如何平衡你的时间做好时间管理也是很重要的。

项目经理的一天就这么多时间,能够有效管理自己的时间意味着可以完成更多的重要工作,尤其是每天还会出现一些自己可能没有预测到的无法避免的突发任务。

那么优秀的项目经理会知道如何管理执行任务所需的时间与管理任务本身一样重要,这里给出一些如何去做的提示。青岛招聘

项目经理可以设置任务的最后期限,即使这个最后期限是任意设置的,而对于项目团队成员来说,也需要为自己的任务设置期限,并让他们对自己负责。

截止日期的设置是衡量每个人进步的一种方式,如果有条件,可以在截止日期前完成的任务进行奖励。设置截止日期是可以避免遗忘任务的最佳方法,通过甘特图或其它工具经过和截止日期的对比来跟踪任务进度。

当然,设置完任务截止日期后,就并非完全不管不顾,需要和团队成员进行沟通,要和对方明确如果这些任务没有在截止日期前完成会有什么样的后果,特别是一些关键性的任务。对于那些可能无法在截止日期前完成的任务,需要通过寻求互相帮助,来完成所需要的一切。青岛招聘网

裁剪要求有两层意思,一个是只做主要的事情或任务中的重要步骤,另一层意思就是不要过于追求完美,这可能听起来不太正常,实际上在项目中如果没有适当的变更流程和关键利益相关者的统一,可能很难减少项目中的任务。

但是在实际的任务完成过程中,可以按照最少的步骤来执行,没有必要每一步都去追求完美,这样很容易会浪费大量的时间在无关紧要的细节上,因为你不一定要花上一周的时间来打造一个艺术作品,只要符合任务的目标并合乎标准,那就足够了。

在实际的交付项目中,每个人很难做到保持专注,这是由于有很多让人分心的东西,比如不停到来的邮件提醒,不断地来到你办公座位前的人,关键干系人的紧急查询,以及最后时刻被拉上去参与的会议。

但不管任何情况出现,你需要坚持做好日常的工作任务清单,并通过计划来完成你的各项活动。如果你有能力做到这一点,那重要的是坚持下去。

当白天出现让你分心的情况,尽量通过推迟或授权来保护自己的重点工作,这样才能确保自己能够完成当天的任务,也需要做好准备说不的。一旦当自己能够保持当天工作中的焦点任务,那么你就会在有限的时间内花费更少的时间来完成更多的任务。青岛招聘会

最后,是需要优先考虑花在任务活动上的时间,那些非常重要且紧急的任务应该始终是在任务列表中的第一位,然后是重要的任务,但那些并不紧急,这些任务对项目是至关重要的大工作,也许已经推迟了,但截止日期尚未到来,但不要推迟到让它们成为紧急的状态,那就尽量在截止日期前完成。

低重要的任务,或者至少是紧急的任务是最后的优先级,而那些既不重要也不紧急的任务实际上可以无限的延迟或者取消掉。通过优先级处理日常任务中优先级,这样可以更好地管理紧急和重要工作任务的可用性。

时间管理是需要进行平衡的,你不能一天都精神紧张的处理工作,偶尔也需要从高强度的工作日中脱身而出,花5分钟去上网浏览一天中发生的新闻,或者与同事一起喝杯茶,聊聊天,并谈谈在周末的休息计划。平衡时间不是意味着你把工作时间和休息时间设置的一样多,而是要通过休息时间来让自己放松,从而让自己更加保持关注度和工作效率。

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